Правдико

   

Правила за канцелариско работење

© Copyright 2020 pravdiko.mk Сите права се задржани. Не е дозволено преземање на оваа содржина или на делови од неа без претходна согласност од редакцијата на ПРАВДИКО.

Woman in home office with computer smilingКанцелариското работење претставува: прием, прегледување и распоредување на документот/записот, заведување на документот/записот, доставување на документот/записот во работа, административно-техничко обработување на документот/записот, испраќање на документот/записот, разведување и класифицирање на документот/записот и одлагање на решениот документ/запис во писарницата.

Канцелариското работење се врши преку писарница. Во писарницата се врши: прием, прегледување на документот/записот, заведување и здружување на документи/записи, доставување во работа ,испраќање на документот/записот, разведување на документот/записот и негово архивирање од писарницата во архива. Приемот и прегледувањето на документот/записот се врши од страна на овластено службено лице.

Деловодникот е книга за водење основна евиденција на документите/записите. Деловодникот се води по систем на основни броеви и подброеви. Деловодникот ги содржи следните елементи: основен број и подброј и пренос на документот или предметот, датум на приемот, податоци за испраќачот или примачот, број и датум на испраќањето, архивски знак на организационата единица и разведување на документот или предметот. Имателот, по правило, води еден деловодник.

Основната евиденција за документите/записите што ја води имателот ги опфаќа и следните податоци:

-за идентификацискиот и класификацискиот знак, за испраќачот и приемачот;

– каде се наоѓа документот односно предметот во текот на административно- техничката обработка и

– начинот на неговото решавање во управна, деловна и друга постапка

Покрај деловодникот, заради полесно и побрзо ракување со документите/записите, се водат и помошни книги за евиденција.   Помошни книги за евиденција се: попис на документи, регистар, интерна доставна книга, книга за препорачана пошта и книга за место.

hr-records-managementЗапишувањето на податоците во деловодникот се врши со сино мастило, со читлив ракопис, водејќи сметка за тоа податоците од една рубрика да не преминуват во друга. За оделни називи можат да се употребуват кратенки што се општопознати и можат без тешкоти да се прочитат и  разберат.  Основните броеви во деловодникот не се запишуват однапред и не се остават празни  места за основни броеви.

Во деловодникот не се врши бришење на погрешно запишани броеви или зборови, лепење на хартија или ставање на коректурен лак преку погрешно пополнети рубрики и сл. Исправките се вршат со повлекување на тенка линија преку погрешно запишаниот текст, а над тоа се испишува правилниот текст. Исправките во деловодникот ги врши службеното лице кое го води деловодникот и ги заверува со датум, потпис и печат.

Доставување на документот/записот во работа

Примениот документ/запис задолжително се заведува истиот ден во основната евиденција – деловодник и во помошните евиденции и се доставува за работа на организационите единици или службени лица.  Доколку примениот документ/запис не може да се заведе истиот ден кога е примен, се заведува на почетокот од следниот работен ден, пред заведувањето на новата пошта, и тоа под датумот кога е примен.

Документот/записот на имателот со кој се врши службена преписка со друг имател содржи:

1. Наслов, кој се состои од назив и седиште на имателот;
2. Назив и адреса на примателот;
3. Кратка содржина на документот или предметот;
4. Број и датум на примениот документ/запис на кој се одговара;
5. Основен број на деловодникот и датум на порано експедираниот документ/запис;
6. Текст на документот/записот;
7. Потпис на овластеното лице;
8. Отпечаток на службениот печат за иматели на јавен архивски и документарен материјал.

Покрај ова, заради полесно и побрзо ракување, документот/записот на имателот може да содржи и телефонски број, електронска адреса (е- маил), веб страна на имателот или на организационата единица што го решавала документот/записот, врска на броевите, ознака на прилозите и констатација на кого му е доставен документот/записот. На решените документи/записи и предмети се става роковен штембил, кој го пополнува службеното лице кое го решавало документот/записот или предметот.

Продолжува на страна 2 >>

Страници: 1 2

Партнери на Правдико