Правдико

   

Правила за архивско работење

© Copyright 2018 pravdiko.mk Сите права се задржани. Не е дозволено преземање на оваа содржина или на делови од неа без претходна согласност од редакцијата на ПРАВДИКО.

archive( Обновено на 23.05.2015г.)

Архивското  работење  претставува:  одбирање  на  архивскиот  од  документарниот материјал; средување на архивскиот и документарниот материјал; евидентирање (попис и опис) на архивскиот материјал; категоризација на архивскиот материјал; попишување на документарниот материјал на кого му изминал рокот за чување и негово уништување; сместување,  чување,  заштита  и  обезбедување  и  користење  на  архивскиот  и документарниот  материјал  во  соодветен  простор,  стандардна  опрема,  техничко-технолошки средства; предавање на јавниот архивски материјал на трајно чување во Државниот архив на Република Македонија; чување на јавен  документарен материјал кај имателот  и чување на приватен архивски и документарен материјал кај имателот или предавање во документарен центар.

Работите во врска со архивското работење се вршат во архивата на имателот. На целокупниот документарен материјал што го создава и прима имателот, по заведувањето во десниот горен агол се става роковен штембил што содржи: архивски знак  според Планот на архивски знаци, рок на чување според Листите, датум на одлагање во писарницата и потпис на службеното лице кое го решавало документот/записот или предметот. Роковниот штембил го пополнува лицето кое го решило предметот.

Решените документи во писарницата односно архивата се класифицираат, средуваат и сместуваат во архивски кутии/фасцикли според Листите и тоа, посебно архивскиот материјал, а посебно документарниот материјал. Имателот врши тековно одбирање на архивскиот од документарниот материјал.

Заради класифицирање и одбирање на архивскиот материјал и издвојување на документарниот материјал, имателот донесува План на архивски знаци, Листа на архивски материјал и Листа на документарен материјал со рокови за негово чување.

Имателите на приватен архивски и документарен материјал се должни да водат основна или сопствена евиденција за архивскиот и документарниот материјал, да донесат план на архивски знаци со листа на архивски и документарен материјал, да вршат тековно одбирање на архивскиот од документарниот материјал и да го чуваат трајно архивскиот материјал.

По исклучок  имателите на приватен архивски материјал кои имаат до 49 вработени се должни да донесат план на архивски знаци со листа на архивски и документарен материјал, доколку имаат архивски материјал и да го чуваат трајно архивскиот материјал.

Во случај на престанок на имателот на приватен архивски материјал, архивскиот материјал  е должен да го предаде на неговиот правен следбеник, односно да го предаде на Државниот архив доколку нема правен следбеник, во рок од 15 дена од престанокот.

Планот на архивски знаци, Листата на архивски материјал и Листата на документарен материјал со рокови за негово чување се доставуваат до Државниот архив до 30  ноември во тековната година, а се применуваат во наредната година.

Попис и опис на архивскиот материjал

Целокупниот архивски материјал што се создава и чува кај имателот се евидентира на единствен начин (попис и опис). Евидентирањето  се  врши  по  одбирањето  на  архивскиот  од  документарниот материјал. Евидентирањето на архивскиот материјал го врши комисија составена од службени лица кај имателот.

Евиденцијата опфаќа:

– назив на имателот,

– година кога е создаден архивскиот материјал,

– реден број, архивски знак и деловоден број на документот или предметот,

– опис на содржината на архивскиот материјал, количина на архивскиот материјал изразена во листови и забелешка.

Евиденциите што се однесуваат на тековната година кога е создаден архивскиот материјал, се изготвуваат по изминување на годината и се доставуваат до Државниот архив. Пописот и описот на архивскиот материјал се составува најмалку во три примероци од кои еден се доставува до Државниот архив на Република Македонија најдоцна до 31 март, додека другите два примероци се чуваат кај имателот.

Пописот и описот на архивскиот материјал соодветствува на фактичката состојба на материјалот во архивските кутии/класери

scanning-services-supplier_russiaИздвојување и уништување на документарен материјал

Издвојувањето на документарниот материјал за уништување се врши од страна на комисија формирана од функционерот кој раководи со органот, односно одговорното лице во правното лице. Комисијата врши увид во целокупниот документарен материјал и согласно  Листата  на  документарен  материјал  со  рокови  на  негово  чување,  врши издвојување на документарниот материјал на кој му изминал рокот за чување и за истиот изготвува Попис на документарниот материјал за уништување кој се води на образец со формат 210×297 мм (Образец бр. 10).

Пописот на документарниот материјал за уништување содржи:

Продолжува на страна 2 >>

Страници: 1 2

Партнери на Правдико